【経営者・人事必見｜人材採用】採用通知書など、人材採用のために必要な通知の種類まとめ

採用通知書や内定通知書、不採用通知書など、人材を採用するために必要な通知について分かりやすくまとめています。優秀な人材を獲得するためにも、しっかり押さえておきたいポイントなのでチェックしてみてください。

通知の種類
内定通知
採用通知
不採用通知
採用通知の方法
内定者承諾
文例／テンプレート

通知の種類

入社希望者が選考に応募し面接等を受けた後、応募者に対し当然ながら合否を知らせなければなりません。
通知の種類としては、最終面接に合格したことを知らせる内定通知、内定通知後の応募者に対し正式に採用する旨を伝える採用通知、そして不合格の旨を伝える不採用通知の3つが採用に関する基本的な通知となります。また、合格した応募者には内定者承諾書といった書類を受理する必要があります。
主な採用フローは以下の通りです。

次の項目から詳しく見ていきましょう。

内定通知

内定の通知は基本的に内定通知書と呼ばれる書類を発行します。最終面接が終わり、採用が決定した応募者に向けて内定を言い渡すものです。
内定を言い渡したのち、応募者に対し採用通知書を渡すのが一般的な流れとなっています。
内定通知書とは、採用を通告するための書類ですが、その一枚だけでは不十分としか言いようがありません。同封する書類としては入社承諾書、それから入社誓約書を送付するのが一般的です。この際に、あて先を記載した返信専用の封筒を同封する事によって、よりいっそうの丁寧な対応になりますので工夫してみてください。

応募者が新卒の場合、内定から入社まで数か月もあるため、内定通知書を発行するケースが多いですが、転職の場合、内定後から入社までの期間が数日や数週間後というように比較的近いため、多くの場合には内定通知書の発行がないケースが多いようです。

採用通知

採用通知とは、求人企業が入社希望者に対して、正式に採用する旨の通知を行う事を言います。 採用通知は、求人企業側の求める選考プロセスをクリアした入社希望者に対して行われます。
前述しましたが、内定通知書を受け渡したのちに採用通知を行います。内定通知と同様に、採用通知も書類を発行して行い、これを採用通知書と呼びます。内定後から採用通知書を渡す期間に基本的な決まりは存在していません。しかし、応募者の事を考えると、できるだけ早い時期に渡したほうが賢明でしょう。基本的に採用通知書を渡すのは内定後1週間以内がベストなタイミングとされています。

また、内定通知書と採用通知書をまとめて1枚にした、採用内定通知書という形で通知をする企業もあるようです。

不採用通知

文字通り、応募者に対し、選考プロセスをクリアできなかった際の通知のことです。
採用基準に満たなかった場合、不採用となってしまうのは仕方がないことです。しかし、会社にとって不採用となった人でも、取引先のお客様であった等、何らかの機会で接することがあるかもしれません。どんな応募者でも、決して粗雑に扱ったりしてはいけないということを意識してください。

応募者から頂いた履歴書等の書類は、基本的には返却することになっていますが、破棄のルールを定めた場合は返却する必要はありません。

採用通知の方法

採用の合否は書面によるものが通常です。
しかし、結果を少しでも早く伝える手段として、先に電話やメールでお知らせをしてあげることも、相手の思いを先読みした行動といえるでしょう。

採用の場合は電話、不採用であればメールが一般的です。採用や次の面接に進む場合、電話で連絡する事ですぐにその次の予定も聞く事ができますし、スムーズにやり取りができるという点で電話連絡をする企業が多いです。

内定者承諾

内定者承諾も書面で行います。応募者の内定の承諾を確認するこの書類を内定承諾書と呼びます。
内定承諾書を発行する意味は「正当な理由以外は入社させるため」です。また、「内定承諾後に辞退をさせない空気を作る」という目的もあります。
しかし、この内定承諾書ですが、応募者に承諾書を書いてもらい受け取ったところで、応募者に対し法的拘束力はなく、応募者は承諾後いつでも内定辞退が可能であることに注意が必要です。