採用を電話やメールで伝えるためのポイントと、すぐ使える文例集

採用担当者が求職者に、採用・見送りの連絡をするためにすぐ使える文例をまとめてあります。採用の電話、採用のメールに使える文例や、断り・見送りメールの文例も紹介しています。また、求職者に採用の通知をするまでの一般的な期間や時間帯など、きめ細かい配慮も掲載しております。

採用担当者が求職者に、採用・見送りの連絡をするためにすぐ使える文例をまとめてあります。
採用の電話、採用のメールに使える文例や、断り・見送りメールの文例も紹介しています。
また、求職者に採用の通知をするまでの一般的な期間や時間帯など、きめ細かい配慮も掲載しております。

電話で採用結果を伝えるためのポイント

採用の通知は基本的に電話で応募者に連絡します。電話連絡のメリットとして、応募者の今後の予定をすぐに聞く事ができ、スムーズにやり取りができるという点が挙げられます。現在、多くの企業が電話連絡での採用通知を行っています。
また、採用通知は、会社にとっても応募者にとっても大切な連絡になりますので、社名だけでなく、電話応対全体を分かり易く伝える必要があります。「ゆっくり、はっきりと」を意識することで無駄なくスムーズな応対ができます。

電話で採用通知をするための5ステップ

いざ電話をかけようと思ってみても、なかなかイメージが湧きにくい部分もあるかと思います。この項目では採用通知の電話連絡を5つのステップに分けてご紹介しますので参考にしてみてください。


ステップ1:はっきりと社名を告げる
電話では声が通りにくいので、普段よりもはっきりと社名を告げましょう。応募者が電話番号を登録していないケースも考えられますので、まず社名を聞き取ってもらえるよう伝えることが大切です。

「株式会社○○の人事担当の△△です。」

ステップ2:電話を続けても大丈夫か尋ねる
電話をして次に確かめることは、相手が電話できる状態かどうかです。
応募者の携帯電話に連絡する場合、外出先での周りの騒音で会話ができない、駅やバス停などの交通機関を利用する直前だった、携帯電波の届きにくい場所にいるなどの可能性も考えられます。
採用を知らせる前に、このまま電話を続けても大丈夫かを尋ねてから主題に入りましょう。相手の声が聞き取りにくい、またこちらの声を聞き取ってもらえない場合は、後でかけ直すことを提案してみてください。

「ただ今お時間よろしいでしょうか。」

ステップ3:応募のお礼を述べる
応募者の時間とお金を工面して選考に応募してくださったのですから、まずは感謝の気持ちを伝えます。

「株式会社○○の人事担当の△△です。この度は、当社の採用選考にお越しくださいましてありがとうございました。」

ステップ4:採用の旨を伝える
いよいよ主題です。
採用通知の際、部署、規約形態などももれなく伝えます。そして、入社の意思確認をいつまでに、誰に伝えるかを連絡しましょう。

「厳選なる審査の結果、◎◎さまを正社員として採用することになりました。つきましては、○月×日までに当社に入社していただけるかをお電話あるいはメールにて担当△△までお願いいたします。」

また、パート・アルバイト採用の場合など、応募者に折り返しの連絡をさせる必要がない場合は、この段階で採用の手引きや次回の出社の調整をするなどしてしまってもよいかもしれません。

「筆記用具、印鑑、給与振込口座の通帳コピーをご持参の上、ご来社ください。」
「後日来社して頂きたいのですが、ご都合いかがでしょうか。」

また、もしその場で入社しないと言われた場合、理由を聞いておくと後々のためにもなります。

「差し支えなければ理由をお聞かせいただけますでしょうか。」

ステップ5:入社までの流れについて
合格者に入社意思がある場合、初出勤日、雇用形態などついての確認をするため、一度来社してもらうよう伝えるのが入社までのスムーズな流れです。また、応募者が新卒である場合、内定式や会社についてより深く知ってもらうため交流イベントの開催の旨などを伝えるのもよいかもしれません。


メールで採用結果を伝えるためのポイント

一番のポイントは、心のこもったメールを書くことです。
どうしても事務的な文章になってしまいますが、その中でも会社組織としての気持ち、あるいは人事担当の気持ちをメールに織り交ぜ、相手に伝えるよう意識してみてください。
採用したからとはいえ、相手が必ず入社してくれるとは限りません。通知のメールひとつで、相手の気持ちが変わってしまうこともあるかもしれません。「是非、当社に来ていただきたい」という気持ちを相手にしっかり伝えるために、よく考えた文章を送りましょう。

採用通知メールテンプレート集

採用通知のメール本文は基本的に以下の構成が一般的です。

1.相手の名前
2.自分の所属と名前
3.あいさつ
4.応募のお礼
5.選考結果
6.今後の手続きについて
7.問い合わせについて
8.締めのお礼
9.署名

この項目ではこれらを意識したテンプレートを紹介します。

Ⅰ採用通知
件名:株式会社○○の選考結果につきまして
—————————————————————
◎◎様

株式会社○○の△△と申します。
このたび当社の採用選考に
ご応募いただきまして、
誠に有難うございました。

厳選なる審査の結果、
◎◎様を当社社員として
採用することに決定いたしました。

つきましては、
下記の書類を郵送いたしましたので、
ご確認のうえ、平成〇〇年〇月○日までに
ご返送ください。

なお、ご不明な点等ございましたら、
当社人事部△△(00-0000-0000)まで
お問い合わせください。

多数の企業の中から
当社に応募頂きましたことを感謝致します。

また◎◎様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。

—————————————————————
株式会社○○ ××部
△△ △△
住所:〒000-0000 ○○県○○市○○町○○
TEL:00-0000-0000 FAX:00-0000-0000
URL:http://ooooooooooo.co.jp
Mail:ooooooo@ooooooo.co.jp
—————————————————————

Ⅱ採用通知②
件名:株式会社○○・採用結果に関するご案内
—————————————————————
◎◎様

先日は、弊社採用試験にお越しいただき
ありがとうございました。

株式会社○○・人事部の△△です。

早速、貴殿につきまして
面接試験の結果を慎重に審査した結果
採用内定と決定いたしました。

つきましては、
採用関連書類を郵送いたしましたので、
必要事項をご記入・押印のうえ、
下記書類とご一緒に
○月○日までにご返送くださいますよう
お願いいたします。

★採用関連書類
・入社承諾書
★ご用意いただくもの
・最終学校卒業証明書
・健康診断書

なおご質問等ございましたら
担当:△△までご連絡下さい。
メールにて恐縮ですが、
取り急ぎご連絡申し上げます。
—————————————————————
株式会社○○ ××部
△△ △△
住所:〒000-0000 ○○県○○市○○町○○
TEL:00-0000-0000 FAX:00-0000-0000
URL:http://ooooooooooo.co.jp
Mail:ooooooo@ooooooo.co.jp
—————————————————————

Ⅲ採用通知③
件名:【株式会社○○】採用結果に関するご案内
—————————————————————
◎◎様
株式会社○○・人事部の△△です。

先日はお忙しい中、面接にお越しいただき、
誠にありがとうございました。

選考の結果、ぜひお力添えをいただきたく、
内定と決定致しましたので、
取り急ぎご報告申し上げます。

再度、入社日・条件等のお打ち合わせに
お越しいただければと思いますが、
来週のご都合はいかがでしょうか。

ご連絡を頂戴できればと存じます。
どうぞよろしくお願い申し上げます。
—————————————————————
株式会社○○ ××部
△△ △△
住所:〒000-0000 ○○県○○市○○町○○
TEL:00-0000-0000 FAX:00-0000-0000
URL:http://ooooooooooo.co.jp
Mail:ooooooo@ooooooo.co.jp
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Ⅳ選考合格通知
件名:株式会社○○の選考結果につきまして
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◎◎様

株式会社○○人事部の△△と申します。
この度は、弊社求人にご応募いただきまして
誠にありがとうございます。

社内での書類選考の結果、
ぜひ次のステップに進んでいただきたく
ご連絡を差し上げました。

つきましては、
2次試験および面接試験のご案内を
下記のとおりお知らせいたします。

・日時:○月○日(○曜日) 00:00~
・場所:株式会社○○・本社○階・第1会議室
・当日予定:筆記試験【所要時間90分程度】および面接試験
・持ち物:履歴書、職務経歴書

尚、ご来社いただける場合には、
○月○日までに返信にてお知らせ下さい。
また、上記でご都合がつかない場合には、その旨ご連絡下さい。
別途、日程調整させていただきます。

以上、メールにて恐縮ではございますが、
取り急ぎご連絡申し上げます。
—————————————————————
株式会社○○ ××部
△△ △△
住所:〒000-0000 ○○県○○市○○町○○
TEL:00-0000-0000 FAX:00-0000-0000
URL:http://ooooooooooo.co.jp
Mail:ooooooo@ooooooo.co.jp
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不採用・採用見送り文例集

不合格であっても、応募してくれたこと、選考に足を運んでくれたことにお礼や感謝の気持ちを表現すると、ていねいな印象を与えます。こちらも、相手の気持ちを考えた文章を心がけましょう。

Ⅰ不合格通知①
件名:株式会社○○の選考結果につきまして
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◎◎様

株式会社○○の△△と申します。

このたび当社の採用選考にご応募いただきまして、
誠に有難うございました。

厳正なる審査の結果、誠に残念ではございますが、
今回は採用を見合わせていただくことになりました。

ご希望に添えず恐縮ですが、
何卒ご了承くださいますようお願い申し上げます。

多数の企業の中から当社に応募いただきましたことに感謝するとともに、
◎◎様のより一層のご活躍をお祈り申し上げます。

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株式会社○○ ××部
△△ △△
住所:〒000-0000 ○○県○○市○○町○○
TEL:00-0000-0000 FAX:00-0000-0000
URL:http://ooooooooooo.co.jp
Mail:ooooooo@ooooooo.co.jp
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Ⅱ不合格通知②
件名:株式会社○○・選考結果のご連絡
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◎◎様

株式会社○○・人事部の△△と申します。
先日は、弊社採用試験にご足労いただきまして
誠にありがとうございました。

試験結果につきまして、
社内で慎重に検討いたしましたところ、
誠に残念ながら貴意にそいかねる結果となりました。
今回は予想を上回る応募があり、
弊社といたしましても
大変苦慮した上での決定でございます。
どうぞご了承下さいませ。

多数の企業の中から弊社に応募いただきましたことを
深謝いたしますとともに、
◎◎様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。
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株式会社○○ ××部
△△ △△
住所:〒000-0000 ○○県○○市○○町○○
TEL:00-0000-0000 FAX:00-0000-0000
URL:http://ooooooooooo.co.jp
Mail:ooooooo@ooooooo.co.jp
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求職者へ最終通知するまでの一般的な期間

最終選考から内定通知までの期間はどれくらいを設けるべきでしょうか。
一般的には最終選考の3日後から1週間後くらいの期間で内定通知をする企業が多いようです。最終選考まで残っている方は一次選考での応募者数より少なくなっているほか、それまでの評価要素もすでにあるため、採用を決断するまでの期間が短くなるでしょう。
この期間が短ければ短いほど、結果を心待ちしている応募者の不安を軽減する効果もあります。

求職者へ採用連絡するためにおすすめの時間帯

多くの企業では比較的早い時間に電話連絡することが多いです。朝一番、少なくとも午前中の内が一般的です。
逆説的に言えば「○日までに連絡します」と伝えておきながら、その日のお昼過ぎや夕方以降に連絡してしまうことは、会社の人事体制に関してあまり良くない印象を与えてしまいかねないので、注意が必要です。
また、仮に応募者がこちらの電話に出なかった場合は、留守番にメッセージを入れる、早い時間だけでなく別の時間帯に再度連絡するなど柔軟に対応することで、効率よく連絡することが出来るでしょう。

まとめ

一般的な正社員募集の連絡手法、メール文例はこのようになっておりますが、パート・アルバイト採用や派遣社員、契約社員などで採用手法は異なります。企業の採用戦略に則り、採用担当は臨機応変な対応が求められるでしょう。

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【採用担当者向け】採用辞退を未然に防ぐには

参考文献

-ビジネスメールの教科書

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