【人材業界向け】コロナで需要急増のテレワーク・リモート体制を整備する方法

新型コロナウイルスの感染拡大を受け、各企業の対策としてテレワークが呼びかけられています。「場所にとらわれず働ける環境を整備したいけど導入方法がわからない…」とお困りの地域の人材サービス事業を行っている企業向けの記事です。テレワーク・リモートワークの導入方法や導入にあたっての注意点など、分かりやすく詳細に解説しています。

 

 

 

コロナショックによる雇用状況の変化

 

  • ■コロナショックによる求人への影響

 

 

新型コロナウイルス感染拡大が続き、令和2年4月16日、緊急事態宣言の対象地域が全国に拡大され、外出自粛や休業要請が一気に広がりました。

その結果、多くの中小企業の売り上げが大幅に減少し、中小企業から金融機関への資金繰り要請が急増しています。資金繰りに懸念を抱いているのは、中小企業に限らず大手企業も同様で、日本経済が停滞・低迷しているといえます。

従業員に対して休業を命じなければならない会社では、一時的な休業や出向、職業訓練などを実施することで、雇用の維持に努める動きがでています。しかし、感染拡大が長期化すれば、雇用調整という手段をとらざるを得なくなります。現に日本国内では、すでに企業の倒産や廃業、雇止め、失業者が増えてきております。下の表をご覧ください。

 

 

(出典):厚生労働省「一般職業紹介状況(令和2年2月分)」についてhttps://www.mhlw.go.jp/stf/houdou/0000212893_00032.html

 

令和2年2月までの有効求人倍率の推移を表したものです。

*有効求人倍率…仕事を求めている人1人に対して企業から何件の求人があるかを示す

 

 

■この表から読み取れること

 

 

✓令和2年2月の有効求人倍率が1.45倍で前月に比べて0.04ポイント低下している

 

少子高齢化によって人手不足が問題となっている今、なぜ求人が減っているのでしょうか?理由は2つ考えられます。

 

①令和2年1月から求人票の記載項目が拡充されたため、一部に求人の提出を見送る動きがあった

②新型コロナウイルスの影響で一部の産業で解雇や休業の動きが出始めている

 

新型コロナウイルスの影響による有効求人倍率の変化は、感染拡大が進んだ令和2年4月以降の結果を見る必要がありますが、現時点では4月以降の有効求人倍率も低下している可能性が高いと考えられます。

 

今は先が見えない危機も、いつかは終わります。

新型コロナウイルスの感染拡大が終息したとき、経済を立て直す原動力は人です。いつ感染拡大が収束するかわからない状態で、中小企業がいかに雇用を維持できるかが最大のポイントとなります。

 

 

コロナショックによる人材業界への影響

 

  • ■人材業界とは?

 

 

人材ビジネスは景気の変動に影響を受けやすいビジネスです。

・景気が良い時は求人募集が増え、求職者がいない

・景気が下降している時は求人募集が減り、求職者が増える

という仕組みになっています。

 

 

  • ■コロナショックの影響による人材業界の課題

 

 

新型コロナウイルス感染拡大を受け、景気は下降しています。それに伴い、求人募集も減少傾向にあります。また、対面で人と会うことを控えなければならない状態となり、人材業界では以下の3つが問題になっていると考えられます。

 

①従業員が会社に出勤できない

②求職者との面談ができない

③企業への営業ができない

 

①~③の課題は、テレワークを導入することで解決できます!

 

 

新型コロナウイルス対策のテレワーク・リモートワークとは?

 

  • ■リモートワーク・テレワークとは?

 

・リモートワークについて

リモートワークは、英語の「remote=遠隔」と「work=働く」が合わさってできた言葉です。オフィスに出社せず、会社から離れた場所で働くことができます。

 

・テレワークについて

テレワークは、英語の「tele = 離れた所」と「work = 働く」が合わさってできた言葉です。情報通信技術(ICT)を活用して、時間や場所の制約を受けない柔軟な働き方ができます。

 

*ICT…正式名称:Information and Communication Technology(インフォメーション アンド コミュニケーション テクノロジー)

意味:通信情報技術を活用して、人とインターネット、人と人が繋がる技術のこと

活用例:メール・チャット・SNSの活用・通信販売の利用・ネット検索など

 

上記から、リモートワーク・テレワークは、ほぼ同義語であるということがわかります。

テレワークは働く場所によって、以下の3つに分けられます。

 

※船井総研にて表作成

 

 

■場所にとらわれない働き方のメリット

 

 

  • <リモートワーク・テレワーク導入のメリット>

※船井総研にて表作成

 

 

<企業にとってのその他メリット>

・ペーパーレスの促進や通勤コストの削減などのコストダウン

・災害時や今回のような感染症流行時の事業継続

・育児をされている方、遠方の優秀人材を確保 など

 

 

このようにメリットが多いとされるテレワークは、働き方改革の一環として政府が推進する制度です。

しかし、この表をご覧ください。

 

 

(参考)総務省「テレワークの導入状況等」https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/190531_1.pdf

 

 

企業において、テレワークを導入している(円グラフの緑部分)、もしくは具体的な導入予定がある(円グラフの青部分)のは26.3%です。7割以上の企業が、遠隔の環境で働く整備が整っていないことがわかりました。

テレワーク導入によって従業員・企業・顧客それぞれに対するメリットがあるため関心はありつつも、導入に踏み切れていない企業が多くあります。

それでは、企業がテレワーク導入に踏み切れない理由を考えていきましょう

 

 

  • ■企業が抱えるテレワークへの不安要素

 

従業員が在宅で仕事したらサボってしまうのでは?

社員間のコミュニケーションは減少してしまわないか?

情報セキュリティが心配・・・

業務に必要なツールは何を使えばいい?

導入や運営のコストが不安・・・

社員が家で仕事をする場合の就業規則はどうする?

などテレワーク導入による不安の声は様々です。

 

これらを解決するためには、計画的な導入ステップを踏むことが重要です。

 

 

導入のためのステップ

 

  • テレワーク導入ステップ

 

1.全体方針を決定

 

テレワーク導入目的や基本方針を決定します。テレワーク導入を目的にするのではなく、何のためにテレワークを導入するのかを考えましょう。

 

 

【テレワークの導入目的】

 

 

(出典):総務省「平成29年通信利用動向調査」2019年5月https://www.soumu.go.jp/johotsusintokei/statistics/data/180525_1.pdf

 

 

2.現状把握(業務分析)

 

目的を認識した上で、次に重要になるのは、現状を把握することです。社内規則や社員業務などの実態を把握することで、目的に対してどのようなギャップが起きているのかを整理でき、重点的に取り組まなければならない問題を絞り込むことができます。

下記項目について、自分の会社がどのような状況なのか、把握することが重要です。

 

・規則面

✓就業規則

✓人事評価制度

 

・業務面

✓ICT環境

✓業務内容

 

 

3.実施環境の整備

 

テレワーク開始のための環境整備を行いましょう。まず、テレワークにはICT環境の整備が必要不可欠です。また、テレワークを導入すると、オフィス勤務では想定していなかったことが起こる可能性があるため、テレワーク実施時の社内ルールの整備も忘れず行いましょう

 

 

  • ■社内ルール作り

 

①テレワーク導入の範囲を決める

テレワークを導入する範囲を決めましょう。前述した通り、テレワークの形態は様々です。自社のスタイルにあった形態を選びましょう。

対象者/実施時間/実施頻度/実施場所 など

 

②勤怠管理を徹底する

テレワークを初めて導入する場合、勤怠管理方法を確認し、就業規則にテレワークに関する規定を入れましょう。

始業・終業時刻の記録が必要か/誰に報告するか/どの方法で報告するか など

 

③業績評価・人事管理を決める

テレワーク勤務をする従業員と出社している従業員では、評価方法を統一することが難しい場合があります。テレワーク勤務の従業員には、前もって評価制度の説明を行い、テレワークという勤務形態を理由に評価に差が生じるという事態は避けましょう。

 

 

  • 4.ICT環境の整備

 

テレワークの導入効果を最大化させるためには、ICT環境の整備が不可欠です。

 

【主なICTツール】

 

・リモートアクセス

システムやネットワーク、データなどが安全な状態に保たれている環境で、場所やデバイスを選ばずに社内システムにアクセスできるツールです。

 

・オンライン会議

デバイスとインターネット接続できる環境があれば、遠隔地にいるメンバーと映像、音声で打ち合わせや資料共有、テキストでメッセージのやり取りができるコミュニケーションツールです。

 

・ドキュメント管理・共有ツール

システムやネットワーク、データなどが安全な状態に保たれている環境で、企業内の文書を保管し、遠隔地からでもスムーズにアクセス・編集ができるツールです。

 

・勤怠管理

テレワークは長時間労働になってしまうのではないかと懸念されています。勤務時間を正確に記録できる勤怠管理が行えるツールも必要です。

 

・タスク・プロジェクト管理

従業員1人ひとりのタスクや、チーム全体のプロジェクトを効率よく管理でき、お互いに何をしているのか把握できるツールも必要です。

 

 

5.テレワーク実施

 

 

6.テレワーク推進のための改善

 

新たな制度を導入する際には、金銭的・人的なコストがかかります。テレワークを導入し終えたら、当初設定したテレワーク導入の目的と比較し、導入の効果を測定しましょう。テレワークを導入したことによって生まれたメリットが、このコストに対して十分な価値を発揮しているか評価する必要があります。効果を測定することで、課題を明らかにし、本格導入について検討しましょう。

 

テレワーク導入の効果測定方法について2つ紹介します。

 

①定量的評価

・顧客対応(顧客対応回数・時間、顧客訪問回数・時間)

・オフィスコスト(オフィス面積、賃貸料、電気代など)

・移動コスト(移動時間、移動コスト)

 

②定性的評価

・顧客満足度

・従業員満足度

・コミュニケーションの頻度・質

・業務改善

・働き方の質

 

これらを参考に、導入効果を見てみましょう。

 


  • 助成金を活用しましょう

 

前述した通り、新たな制度を導入する際には、金銭的・人的なコストがかかります。期限付きですが、支給される助成金がありますので、是非活用していきましょう。地域や業種によっても適用可能な助成金は様々です。

―助成金の一例―

厚生労働省 働き方改革推進支援助成金

 

【テレワークコース】

 

(1)対象事業主

新型コロナウイルス感染症対策を目的にテレワークへの取組を行う中小企業事業主

 

(2)交付申請期間

~2020年5月29日

 

(3)参照

https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/jikan/syokubaisikitelework.html

 

 

【職場意識改善特例コース】

 

(1)対象事業主

時間外労働の制限その他の労働時間等の設定の改善及び仕事と生活の調和の推進のため、在宅又はサテライトオフィスにおいて就業するテレワークに取り組む中小企業事業主

 

(2)交付申請期間

~2020年5月29日(必着)

 

(3)参照

https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/jikan/syokubaisiki.html

 

 

経済産業省【IT導入補助金2020(特別枠)】

 

(1)対象事業主

日本国内で事業を行う中小企業・小規模事業者で、指定された業種

 

(2)交付申請期間

2020年5月上旬~同年12月下旬まで

 

(3)参照

https://www.it-hojo.jp/2020emergency/

 

 

不況下だからこそ自社の経営体制を見直しましょう。

少子高齢化によって中小企業を中心に人手不足が問題となっていましたが、現在は新型コロナウイルス感染拡大を受け、企業の有効求人倍率が下がるという不測の事態が起きています。これから先、自然災害やパンデミックなどどのような問題が起きるかわかりません。

人材サービスは、景気に左右されやすい業界ではありますが、そのような状況でも、採用に困らない仕組みを構築し、継続的に事業を行っていきましょう。

 

・テレワークのやりかたについてもっと詳しい具体的な情報がほしい

・実際にテレワークの導入までのサポートをしてほしい

・コロナショックの中で何をすればいいかわからない

 

そのようにお考えの方はこの機会に是非、弊社船井総研人材ビジネス支援部の無料相談サービスにお申込みください。

https://www.jinzai-business.com/management

 


  • 参考ページ

     

「一般社団法人日本テレワーク協会」

https://japan-telework.or.jp

 

 

 

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