【人材採用・人材募集】中小規模の人材サービス業でできる業務の「自動化」とは?

10年後には、生産年齢人口が1000万人減少するといわれており、働き手不足が深刻な時代になります。労働力をカバーするために、これまで人間が行っていた定型業務を、自動化させることが必須になってきます。
本コラムでは、人材サービス業ができる自動化についてご説明いたします。

 

 

1.自動化の必要性

現在、日本は少子高齢化社会を迎えています。冒頭でもお話しした通り、10年後には、生産年齢人口が1,000万人も減少するといわれています。
以下のグラフを見れば、生産年齢人口の減少が著しいことは一目瞭然です。
引用:【厚生労働省】日本の人口の推移https://www.mhlw.go.jp/file/05-Shingikai-12601000-Seisakutoukatsukan-Sanjikanshitsu_Shakaihoshoutantou/0000173087.pdf
 
日本の生産年齢人口が減少している中、労働力の有効活用や生産性向上の方策が必要になっています。そこで、近年の働き方改革にて、人手不足を補いながら生産効率を上げるために様々な施策が講じられています。このような背景の下、従来よりも少ない人数で生産力を向上するための手段として、RPAによる業務自動化が注目を集めています。
 
RPA(Robotics Process Automation)とは、これまで人間が行ってきた定型的なパソコン操作をソフトウエアのロボットにより自動化するものです。
 
RPAは、これまで人間がPCを操作し行っていた定型業務を、ロボットに代行させることができます。将来的に「事務作業の約50%」をRPAで実現できると予測されています。

 

2.RPAの種類 

RPAは種類・機能によってClass1からClass3までの3段階の自動化レベルに分かれています。
 

Class RPAの種類 主な業務範囲 具体的な作業範囲や利用技術
Class1 RPA(Robotic Process Automation) 定型業務の自動化 ・情報取得や入力作業、検証作業などの定型的な作業
Class2 EPA(Enhanced Process Automation) 一部非定型業務の自動化 ・RPAとAIの技術を用いることにより非定型作業の自動化
・自然言語解析、画像解析、音響解析、マシンラーニングの技術の搭載
・非構造化データの読み取りや、知識ベースの活用も可能
Class3 CA(Cognitive Automation) 高度な自律化 ・プロセスの分析や改善、意思決定までを自ら自動化するとともに、意思決定
・ディープラーニングや自然言語処理

 
人材業界には、「登録者開拓のためのWeb掲載」「営業活動のための情報収集」「登録者とのコミュニケーション」などなど、多岐にわたる定型業務があります。
これらの業務は人手で繰り返し行う作業が多く、時間もかかる上に、人的ミスを引き起こす場合があるのも事実です。
 
これらの定型業務は「ルール化しやすい」「繰り返し業務が多い」ことからRPAが得意とする内容です。
 
RPAの活用できる業務は多岐にわたります。

 

3.人材業界の業務をRPAで自動化

1.求人情報検索とリスト化

求人媒体に掲載される新着求人情報は、人材会社にとって重要な情報源です。
手作業で情報を検索し、1件1件コピー&ペーストしてExcelでリスト作成しては時間がかかる上、単純作業でミスも起こしやすくなります。
 
RPA→必要な情報を検索し、自動でExcelリスト化
【効果】情報を漏れがなく収集することができる
 

2.求人媒体への情報記載

お客様からいただいた求人情報を、求人媒体(ポータルサイト)に掲載する業務があります。求人情報を一件一件アップロードしていては時間がかかってしまい、ミスも起こりかねません。
 
RPA→求人情報を自動でアップロード
【効果】情報の新鮮度を保つことができる
 

3.フォームに打ち込まれた個人情報を、システムに入力する作業

求人サイトからエントリーがあった場合に登録者の情報をシステムに入力する作業があります。しかし、サイトによってはフォーマットや項目が異なる場合もあるため、時間がかかってしまいます。
 
RPA→エントリーがあった瞬間に、自動でシステムに登録
【効果】入力ミスが防げる
    素早く、次の工程に進むことができる
 

4.スカウトメールの配信

求人ポータルサイトに掲載されている求人と登録者がマッチングした際にスカウトメールを送信する業務があります。目視でマッチングしては時間がかかってしまいます。素早くスカウトメールを配信し、登録者の意欲が高いうちに送ることが重要です。
 
RPA→「求人ポータルサイトの登録者データ」と「自社で持つ求人情報」を
    マッチングし、スカウトメールを自動配信できる
【効果】タイムリーに送信できる
    送信漏れがなくなる
 

5.リマインドメールの配信

設定した期限までに、登録者や求人企業からのアクションがない場合、リマインドをする必要があります。また、リマインドをしておくことで、面談や打ち合わせにドタキャンされる確率を下げることができます。受け取る側にとっても親切な対応と思わせることができます。
 
RPA→自動でリマインドメールを配信する
【効果】的確な進捗管理・スケジュール管理が可能になる
 

6.登録データの重複チェック

複数の媒体から応募してしまったり、過去に応募していたが再度応募があったなどが原因で
同一人物の重複登録が発生してしまいます。
重複してしまうと、同じメールやお知らせを何件も送ってしまったり、過去の活動履歴が把握できないなどの問題が起こります。
 
RPA→重複チェックを自動的に行い、処理することができる
【効果】ミスなく確実に重複チェックができる
    正しいデータを取得することができる
 

7.既存顧客企業向けの継続的な連絡

人材業界にとって既存顧客との関係性を築くためには、継続的に連絡をとることが大切です。リアルタイムで求人がない場合などに、登録者の中から「推しの人材」を抽出し顧客あてに配信することで、採用担当者の目に留まる可能性も高まります。
しかし、日々の業務に追われているとつい疎かになってしまうのが現実です。
 
RPA→「登録者」の中から、自動でデータを抽出しメールを配信する
【効果】既存顧客と良好な関係性を築くことができる
    登録者が採用チャンスに触れる機会を増やすことができる
 

8.登録者向けの継続的な連絡

人材業界にとって登録者のフォローも欠かせない業務です。登録者との継続的なコミュニケーションをとることで、次のエントリーのつなげる機会を設けることができます。
登録者に対して、「新着求人情報」や「注力求人情報」などの配信をすることが大切です。
 
RPA→登録者向けのフォローメールを自動配信
【効果】登録者と良好な関係性を築くことができる
    フォロー漏れを防ぐことができる
 

9.与信審査・反社チェック

求人企業と取引する際には「与信審査」と「反社チェック」が欠かせません。
重要な業務ではありますが、一件一件、チェックするには手間も時間もかかる業務です。
 
RPA→求人企業と登録者を基幹システムから抽出し、社内のルールに基づいて
   自動でチェック
【効果】RPAが代理で行うことができる
    定期的なチェックもすべて自動で完了することができる
 

10.請求書の作成

人材業界に限らず、どの業界でも請求書発行は必ず発生する業務です。
一件一件請求書を作成し、送付するには時間がかかります。何より、ミスが許されないために念入りに確認することで工数が割かれてしまいます。
 
RPA→顧客企業別に請求書を自動で作成し、PW付きメールで自動配信
【効果】人的ミスがないため正確に行うことができる

 

4.RPA導入のメリット

①業務スピードアップ

RPAは24時間365日稼働することができます。
人とは違いソフトウェアであるため休憩する必要がありません。今まで人間が行っていた業務をRPAが代行することで作業スピードも格段に上がります。
 

②人的ミスの防止

データ入力などの単純作業で起こりやすい人為的なミスを防ぐことができます。
RPAを導入することで誤字・脱字や抜け・漏れなどのケアレスミスを限りなく0に近い状態にすることができます。
 

③人件費の削減

人間の代わりに業務を行ってくれるので、人員数を削減することができます。
平均的にRPAを導入するコストはフルタイムで働く人件費の約1/3と言われており、コストの削減も可能です。
 

5.RPA導入のデメリット

①RPA導入のハードルが高い

紙ベースで業務をしている企業ほど、RPA導入のハードルが高いと感じられます。
すべて紙で管理している企業であれば、すべての情報をシステムに切り替えるところから始めなければなりません。その場合、社員の方々にも周知していくことが重要です。
 

②業務停止リスクと担保

RPAはシステム障害やバグが発生すれば作業が止まる危険性があります。実際にサーバの能力を超えるような動作を実行した場合にサーバがダウンしてしまい、作業のデータを失う可能性もあります。RPAを導入する際は、安全に運用できる環境も構築しなければなりません。
 

6.まとめ

本コラムでは、人材業界の業務をRPAで自動化できる項目をご紹介しました。
現在、人材業界はコロナウイルスの影響を受け今まで対面で行ってきた面談をリモートで行うようになりました。
対面でない分、顧客や登録者との関係性を築くハードルが高くなっています。そのため、以前より一層丁寧な対応が求められています。
一方、場所や時間の縛りがなくなったことで、面談のハードルが下がり面談機会が増えたというポジティブな一面も見えてます。
コロナ状況下では効率よく業務をこなし、顧客や登録者のサービスの付加価値を高めていかなくてはなりません。
 
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参考文献
【厚生労働省】日本の人口の推移https://www.mhlw.go.jp/file/05-Shingikai-12601000-Seisakutoukatsukan-Sanjikanshitsu_Shakaihoshoutantou/0000173087.pdf
【総務省RPA】(働き方改革:業務自動化に夜生産性向上)
https://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/02tsushin02_04000043.html
 

 

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