【人材業界のデジタル化戦略】人材会社の経営を効率化!検討すべき有効なRPA導入法とは?

近年、人材業界で『RPA』が注目を浴びています。
働き方改革の推進によって、労働生産性の向上が求められている中、RPAは労働力を削減しながらも業務の質を向上することができます。
本コラムではRPAについての説明、成功するRPA導入方法をご紹介いたします。

 

 

RPAとは

RPA(Robotics Process Automation)とは、これまで人間が行ってきた定型的なパソコン操作をソフトウエアのロボットにより自動化するものです。
 
具体的には、ユーザー・インターフェース上の操作を認識する技術とワークフローの実行を組み合わせ、表計算ソフトやメールソフト、ERP(基幹業務システム)など複数のアプリケーションを使用する業務プロセスをオートメーション化するものです。
 
日本の生産年齢人口が減少している中、労働力の有効活用や生産性向上の方策が必要になっています。そこで、近年の働き方改革にて、人手不足を補いながら生産効率を上げるために様々な施策が講じられています。このような背景の下、従来よりも少ない人数で生産力を向上するための手段として、RPAによる業務自動化が注目を集めています。
 
実際に、国内でのRPA市場規模は2016年度に8億円だった総売上金額は2017年には35億円にまで到達するなど、高い成長率を誇っています。
今後も、関心が高まり拡大傾向は続いていくと予想されます。

 

RPA導入のメリット

①業務スピードアップ

RPAは24時間365日稼働することができます。
人とは違いソフトウェアであるため休憩する必要がありません。今まで人間が行っていた業務をRPAが代行することで作業スピードも格段に上がります。
 

②人的ミスの防止

データ入力などの単純作業で起こりやすい人為的なミスを防ぐことができます。
RPAを導入することで誤字・脱字や抜け・漏れなどのケアレスミスを限りなく0に近い状態にすることができます。
 

③人件費の削減

人間の代わりに業務を行ってくれるので、人員数を削減することができます。
平均的にRPAを導入するコストはフルタイムで働く人件費の約1/3と言われており、コストの削減も可能です。
 

RPA導入のデメリット

①RPA導入のハードルが高い

紙ベースで業務をしている企業ほど、RPA導入のハードルが高いと感じられます。
すべて紙で管理している企業であれば、すべての情報をシステムに切り替えるところから始めなければなりません。その場合、社員の方々にも周知していくことが重要です。
 

②業務停止リスクと担保

RPAはシステム障害やバグが発生すれば作業が止まる危険性があります。実際にサーバの能力を超えるような動作を実行した場合にサーバがダウンしてしまい、作業のデータを失う可能性もあります。RPAを導入する際は、安全に運用できる環境も構築しなければなりません。
 

RPAの種類

RPAは種類・機能によってClass1からClass3までの3段階の自動化レベルに分かれています。

Class RPAの種類 主な業務範囲 具体的な作業範囲や利用技術
Class1 RPA(Robotic Process Automation) 定型業務の自動化 ・情報取得や入力作業、検証作業などの定型的な作業
Class2 EPA(Enhanced Process Automation) 一部非定型業務の自動化 ・RPAとAIの技術を用いることにより非定型作業の自動化
・自然言語解析、画像解析、音響解析、マシンラーニングの技術の搭載
・非構造化データの読み取りや、知識ベースの活用も可能
Class3 CA(Cognitive Automation) 高度な自律化 ・プロセスの分析や改善、意思決定までを自ら自動化するとともに、意思決定
・ディープラーニングや自然言語処理

 

RPAとAIの違い

RPA・・・人間が作ったルールに従う。
RPAは人間が行う業務を実行し、業務効率を向上させるためのツールに過ぎません。
運用する際に、人間がルールを設定し、人間によるメンテナンスは欠かせないものになります。
 
RPAのclass1及びClass3については、機械学習する機能が備わっているため、
「自ら考えて判断できる」自律型AIとも解釈できます。
 
AI・・・システム自身が分析する
人工知能(AI)は自己学習機能を持ち、自ら判断できる自律的な存在です。データベースに蓄積された情報を整理・分析したうえで意思決定をすることができます。
RPAは人間の業務を効率化するのに対し、AIは人間の業務を肩代わりしてくれる可能性があります。

人材業界とRPAの相性

人材業界は「ルール化しやすい」「繰り返し業務が多い」ことからRPAで最適に業務を効率化することができます。
RPAの活用できる業務は幅広くあります。
 
・フォームに打ち込まれた個人情報を、システムに入力する作業
・面接日の前日に応募者へ注意喚起のメールを自動送信
・面接後のお礼メールを自動送信
・企業からの問い合わせメールの対応
・勤怠データをシステムへ自動入力
 
このような、ルール化されている業務はRPAの得意とする業務です。
 

人材業界の正しいRPA導入法

実際にRPA導入するために、適切なプロセスに沿った手順で進めると失敗が少なく導入することができます。

上記の図では、各フェーズごとに必要な手順を示しています。
 
重要なのは前準備をしっかりすることです。
RPAを導入することで「どの業務が自動化され、どんなメンテナンスが必要なのか、そして、どんな課題が出てくるのか」をイメージしましょう。
 

まとめ

本コラムではRPAについて、人材業界のRPAの導入方法をご紹介いたしました。
RPAが社内全体に浸透するまで時間がかかってしまうことがありますが、RPAをうまく活用することができれば、これまで時間や労力を割いて行ってきた業務を、圧倒的に正確かつ迅速に処理することができます。
また、RPA導入はAI導入の一歩目ともいわれており、今後のデジタルシフトにも役立ちます。是非、自社に取り入れることを検討してみてはいかがでしょうか。
 
近年、RPAは注目されている分野であり関心を持っている企業は増えています。
しかし、「なかなか導入に踏み切れない」「不安を感じる」など少しでもお悩みがあれば、「無料」の個別相談を受け付けております。この機会にぜひ下記リンク先をご覧頂き、お申込みください。
 
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参考文献

https://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/02tsushin02_04000043.html

総務省RPA(働き方改革:業務自動化に夜生産性向上)
https://www.mhlw.go.jp/content/12601000/000340652.pdf

厚生労働省 (ICT利活用推進チームグループ3 提言資料)

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