考段階別の辞退理由と対策
内定が辞退されるタイミングを「面接前」「選考中」「内定後」の３つの段階に分けてご紹介します。
◎面接前
選考参加の意思があり、面接の申し込みがあったものの、その初回の面接前に辞退されてしまうケースです。
辞退の理由
「応募後に再考した結果、自分の希望と合わないと判断した。」
「ネット等でよくない評判を聞いてしまった。」
会社説明会等で興味を持ち、「とりあえず書類選考に応募した。」といった応募者の多くがこうした理由で面接前での辞退が起きます。実際に面接の案内が来たタイミングで、応募者は企業のことを深く見つめる傾向があります。「面接で何を話そうか分からない」「なんとなく応募したけど評判が悪くて志望度が下がった」などがこの段階での応募者の中での辞退の要因となっています。
企業側の対策
早期の志望形成を！
新卒・中途問わずいくつもの企業にエントリーできる昨今です。したがって「その企業に就職したい
と強い志望理由を形成しなければなりません。
「何となく応募した」という方はまだまだ企業に対する志望度が今一つな状態です。会社説明会など、早期の段階から応募者の志望度を高める工夫をすることで面接前での辞退を防ぐことが出来ます。
◎選考中
いくつかの選考フローの中で、まだ合否の結果が出ていない、または合格したにもかかわらず辞退されてしまうケースです。
辞退の理由
「面接で詳しく会社を知った結果、希望と合わないと判断した。」
「社内の雰囲気と求人情報との差異を感じた。」
「面接官の態度・対応が良くなかった。」
これらに共通していることは情報と会社の実態との食い違いです。応募者は面接前の段階では情報量不足や情報を誤解してしまっていることが多々あります。募集要項に書かれていた「当社で活躍している方の特徴」と面接官とのギャップ、面接官の態度・口調で企業のイメージはどんどん下がってしまいます。応募者は面接官からも情報を得ようとしているという背景がそこにはあります。面接は応募者を一方的に見極めることではなく、応募者からも面接官は見られているとお互い対等な立場にいることを意識してください。
企業の対策
面接官と人材募集情報の一貫性を作る
応募者にとって面接官は企業の顔ともいえる存在です。その面接官と採用に関する情報に齟齬がないように確認しておきましょう。
自社の実情を把握し、それを踏まえた仕事の情報や待遇を応募情報として誤解を招かぬよう開示。
そして、面接官はそれらをきちんと説明できるようでなければなりません。
◎内定後
内定辞退について触れます。企業としては採用する気でいたのにもかかわらず辞退されてしまうケースです。
辞退の理由
「勤務地・給与などの条件の折り合い」
「他社で内定が出た」
「社風が合わない」
「ほかに内定がある」といった前提がこれらの理由の背景にあります。内定をもらった他社と比べて、「待遇の善し悪し」「社風」「会社の知名度」等から判断されています。
企業の対策
早い段階から条件面・他社の選考状況を確認しておく
優秀な人材はほかに内定を持っている可能性が高いです。最終的に条件面で比較され内定を断られるのであれば、条件を早い段階から確認しておく必要が有ります。条件が合っていないのであれば、選考の段階で応募者を口説くことも有効な手段です。「この会社でこの人たちと一緒に働きたい」という熱意を持たせることで女検面を超えた成果が見られることもあります。
採用辞退を防ぐには
コミュニケーションの強化
会社の魅力づけのためにも、採用後のイメージのギャップを埋めるためにも、会社と応募者の接点を増やし、コミュニケ―ションを強化することが有効的です。会社の待遇などの条件面だけでは判断できない企業の価値を応募者に見出せるようなものが望ましいです。具体的な例としては、会社説明会の質を上げる、面接とは別に社員の方と面談させることが挙げられます。また、内定後に担当した面接官から「なぜあなたに内定を出したのか」のフィードバックをすることも効果的です。
定型な質問ばかりしない
「自己ＰＲをしてください」「志望動機を教えてください」「なぜこの業界を選んだのですか」等、どこの面接でも聞かれる質問ばかりでは応募者の理解を深めることはできません。何より、選考されている側も機械的な面接に感じてしまいます。
選考の段階で応募者を惹きつけるには「私のことを理解したうえで採用されたい」という充足感を持たせることです。機械的な面接よりも応募者一人一人個別に質問を用意するくらいの柔軟性を、面接にも持たせてみてください。選考の効率は若干下がってしまうかもしれませんが、採用の質の向上は間違いありません。
円滑な情報の引き継ぎ
面接担当同士で応募者の情報の引き継ぎ不足により、応募者の不安を煽ってしまいます。応募者は前の面接でも聞かれたことを再度話すことになりますし、企業にとっても前の面接でも聞いたことをまた聞くわけですから非常に生産性の低い時間になってしまいます。
応募者を適切に見極める能力も必要ですが、その情報を次へつなげる表現力も面接官には必須のスキルです。
「とりあえず内定」をなくす
「この人、なんだか志望度高いし内定出すか」では内定に判断を下すには不十分です。「うちに来てどういった意思を持って働きたいのか。その意思がうちとマッチしているか。」の答えが見えないようでは、むやみに内定を出すことは控えましょう。
内定を出すことに重さを感じられないと、簡単に内定を辞退される可能性が非常に高くなってしまいます。
採用の真剣な姿勢で応募者へ意思確認、相互理解を深めて初めて内定を下すようにしてみましょう。相互理解が不十分なまま入社されても、お互いマイナスの結果になったしまうことは明白です。
採用辞退の返信メールの送り方
折角の採用・内定を辞退されてしまっても失礼に当たる行為を取るのは厳禁です。「選考辞退者が取引先のお客様だった」など、今後何かの機会でお会いする可能性もあります。
採用担当者は採用辞退の応募者に無礼の無いよう受け止める責任があります。
そのコツは①しつこく引き止めず、②礼儀正しい丁寧な文章、③応募してくれたことへの感謝の気持ちを述べることを心がけましょう。
◎テンプレート
件名：採用選考辞退のお申し出につきまして
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◎◎様
株式会社○○の△△と申します。
この度は、弊社の社員募集にご応募頂き
誠にありがとうございました。
弊社としても誠に残念ではございますが、
選考の辞退のお申出を受付けました。
なお、履歴書等の選考のためにお預かりした書類は
当社にて破棄いたしますことをご了承ください。
また、◎◎様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。
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株式会社○○ ××部
△△ △△
住所：〒000
0000 ○○県○○市○○町○○
TEL：00
0000
0000 FAX：00
0000
0000
URL：http://ooooooooooo.co.jp
Mail:ooooooo@ooooooo.co.jp
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統括
内定通知したときには「頑張ります！」と声高に言ってくれたのに、なぜか入社を断られてしまった。その人を採用するのにかかった費用、時間を考えると頭を抱えたくなってしまうでしょう。
現状、求職者は1つの企業だけでなく、いくつもの企業を並行して就職活動をすることが一般的です。そのうえで応募者は入社する企業を選択します。選考はただ人材を選別するだけではなく、いかに企業の魅力を知ってもらい入社の動機づけが出来るかにかかっています。
中小企業の場合、内定は出しても他の大手企業に優秀な人材が流れてしまうことも現実的な問題としてあります。「大企業だから」「有名な企業だから」等は関係なしに、「この会社で働きたい」と強い動機づけをすることと、その意思確認をきちんとすることで、中小企業でも採用辞退を防ぐための十分な要因になります。
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