目次
1.デジタルツール活用による業務効率化
驚くほど人材不足の中、企業を拡大していくにあたって、バブルの時のように
人をたくさん採用して、売上規模を拡大していくのが難しくなりました。
採用コストも年々上がってきているので、相当なブランド力と認知度の高い企業で
ない限り、慢性的な人材不足というジリ貧状態がずっと続いていくのか目に見えています。
ということはこれからの時代、できるだけ人数をかけず、収益性を上げていくのが、企業の命題になると
いうことです。
以前、ある企業に訪問した時、『人が全然採用できず困っています。どうしたら採用できますか？』と聞かれたことがありました。
社長と今後の採用の話をしていると、その企業の従業員の方が『社長、このスケジュールなのですけど…』と紙を一枚持って社長とスケジュール確認を行っていました。
この企業の問題点に皆様は気づかれたでしょうか？
「スケジュール確認を1枚の紙で管理し、現場のスタッフに手渡しして確認する」
これでは、リアルタイムでスタッフ同士のスケジュールなど全くわかりません。
おそらくこれを続けていると、お互いの日程調整の確認から決定まで何回も無駄なやりとりが発生するでしょう。
この事象を見て、無駄な業務が日常の中で発生しているとすぐにわかりました。
人を採用する前に、既存のオペレーションを見直さなければ1人当たりの生産性があがらず、
結局、企業として高いパフォーマンスを上げられずに終わってしまいます。
例えば、一般管理費が180万円/月かかっている企業であれば、月30日だとすると、
6万円かかっている計算になりますが、さきほどのスケジュール調整や契約書の確認業務
などに時間をかけていると、1日があっという間に終わります。
経営者目線で見るとスタッフが付帯業務に1日費やすということはその日の生産性は無いと言えます。
そんな状況が自社で起こっていることを理解しているのであれば、デジタルツールの導入は必ず役に立ちます。
「場所」や「時間」に捕らわれず、「無料」で利用することによって、
今まで情報共有やタスク整理などあらゆる業務が効率化し、生産性を向上することが可能となります。
10月の人材ビジネス経営研究会のテーマに『低収益な派遣会社の高収益化』という話もありましたが、
まさしくこのデジタルツールがキーポイントの１つです。
せっかく世に便利なツールがあるのにも関わらず、『知らない』『わからない』では勿体ないですので、本記事では人材派遣・紹介会社の高収益化に向けた１つの施策として、『格安』又は『無料』で使えるデジタルツールを今回、ご紹介いたします。
2．商談や社内MTGの日程調整に使えるツール
生産性向上のための分業制があらゆる業種を超えて進んでおり、派遣会社で言えば派遣コーディネータが行っていた、営業における新規アポイントをアウトソーシング化があります。
このアウトソーシング化を行う際に、発生する問題として、派遣コーディネータと営業スタッフのスケジュールがオープンになっていないため、スムーズに獲得したアポイントのスケジュール調整を行えていない光景をよく目にします。また、社内のMTGなどを開催したい時に関係者にメールを送り、全員の空き日程を確認することがありますが、これもかなりの工数がかかることが容易に想像つきますね。
『Googleカレンダー』（https://calendar.google.com/）
であれば、単に自分のスケジュールを埋めるだけでなく、上司、部下、同僚などにすぐに共有することができます。またアウトソーシング先にも共有しておけば、空き時間に獲得したアポを自分の日程に入れてもらうことができるので、いちいち、「この時間にMTG（営業アポ）を入れてもいいですか」というような不毛なやりとりは不要です。お互いのスケジュールをクラウド上でチェックできるため、調整は簡単で、船井総研のコンサルタントもしっかり活用しています。
3．契約業務の工数削減ツール
派遣会社は何かと、契約書が多く、締結までのプロセスに多大な時間を要しています。
契約書業務は勿論重要ですが、売上を上げている派遣コーディネータ程、この契約業務に時間を割いており、本来のコア業務である、派遣スタッフのフォローや、派遣先の顔出しに対して時間を割けていないのが現実です。
『CloudSign』（https://www.cloudsign.jp/）
は数分で諸契約を簡単に結ぶことができるツールです。某総合人材サービス会社 ではこのツールを使った結果、契約締結にかかる人件費の削減、70％以上の契約締結が
もともと1週間以上かかっていた時間を当日中に完了することが実現しました。
また契約書を一元管理することによって業務の透明性を向上することができ、コンプライアンスの強化に繋がります。
CloudSignを活用し、スタッフがコア業務に集中できるような環境づくりを行いましょう。
4．社内コミュニケーションを円滑化するツール
社長、派遣コーディネータ、内勤の管理スタッフのコミュニケーションが円滑にとれてないという話も良く耳にします。
先ほどのスケジュール管理もそうですが、人材不足で採用コストが急騰している昨今、自社の求人に
応募があった場合、迅速に対応しなければ、その応募者は他社の派遣会社に囲い込まれてしまいます。誰がいつどのような内容で対応したのかという情報共有を行ったりする場合、
『チャットワーク』が非常に便利です。（https://www.chatwork.com/）
任意で決めたグループ内のメンバーに一回の情報共有を行うことが可能でワード、エクセル、画像データなどのファイルも共有することができます。またテキストだけのやりとりだけでなく、無料でビデオ通話、音声通話を行うことが可能です。またマルチデバイスでの対応のため、PCだけでなく、
スマホやタブレットでも利用できるため、外出中でもリアルタイムで確認を行います。
5．FAX送信の工数を削減するツール
人材不足からして、新規の営業案件がとりやすいため、営業も効率化すれば、そこまで営業工数をかけずに案件を受注することが可能です。私のご支援先では、営業のオーダーを1人のスタッフだけで50件/月獲得できたという事例もあります。営業のアプローチ方法としては、FAXDM送信→電話→商談アポ→受注というスキームになりますが、FAXDM送信の作業に多大な工数をかけている企業が多いと感じています。
これを手作業で行うと、50件の受注はとてもではないですが、
このような時に役に立つのが『NetFax』です。（https://www.netfax.jp/）
インターネットに繋がれたPCであれば、24時間いつでも、手持ちのリストに2万件まで一斉送信が可能です。
1件、1件送っていた作業を大幅に削減することができます。更に、1枚の送信に通常10円ほどコストがかかる一般的なFAXに対して、NetFaxでは、5円と50％のコストカットを実現することができます。初期費用や固定費がかからないので、使い勝手が非常にいいのが特徴です。
6．マッチングで複数案件の提案を行うためのツール
勤務地が仕事選びの基準の中でも重要な判断基準となる応募者が来た場合、役に立つのが、
『Googleマイマップ』です。（https://www.google.com/intl/ja/maps/about/mymaps/）
応募者に対して、複数の仕事の案件の提案を行うのがマッチングを行うのがセオリーですが、この応募者の住まいに近い自社が預かっている案件のリストをGoogleマップ上で可視化することが可能となります。応募者の住まいの住所とエクセルや管理ソフトに入力されている住所をテキストベースでみても、それが近いのかどうか、判断するのに時間を要します。
重要顧客や職種など、色付けで識別し、応募者情報を同じ地図にプロットすればマッチングの補助ツールとして利用できるので、特に人材紹介企業の場合、案件の提案が楽になるでしょう。
デジタルツールを使いこなす鍵は、『一度使ってみる』ことです。実際、デジタルツールを毛嫌いしていた人材会社が様々なツールを使いこなし、業績が大きく上がったという事例もあります。
船井総研の人材ビジネス経営研究会では、これらのデジタルツールを紹介するだけでなく、有効な使い方をお伝えしたり、デジタルツールの運営会社とパートナー契約を結び、皆様にお得な価格で、
サービスを利用できるようにしています。
これからの時代、企業の高収益化は必須です。そのためにも業務効率化のツールを利用し、ぜひ高収益化の第一歩を踏み出してみてはいかがでしょうか。
7．業務効率化に向けて
今回は、業務効率化という切り口でお話をさせていただきましたが、
今後もどんどん便利なツールというものは世の中に出てきて我々の業務を助けてくれるでしょう。
人材ビジネス経営研究会では、経営者層を対象に人材ビジネスで活用できる情報を定期的に配信しております。
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https://lpsec.funaisoken.co.jp/study/jinzai-business/100566/
